Y aqu\u00ed he tenido varias experiencias, algunas de las cuales puedo referir; no son todas, ni pretendo que sean universales ni que estad\u00edsticamente todas las vuestras se tengan que asemejar a ellas, pero son las que han ido perge\u00f1ando mi opini\u00f3n junto con comentarios vuestros y de otros usuarios (o sufridores, seg\u00fan se mire).<\/p>\n
En una de ellas una empresa identific\u00f3 como debilidad la baja capacidad comunicativa entre sus departamentos, aunque ser\u00eda m\u00e1s apropiado decir entre sus empleados. Y una de las razones era que se hallaban radicados en un inmueble antiguo bastante c\u00e9ntrico, con muchas plantas y entreplantas que invitaban a instalar departamentos aprovechando la especial morfolog\u00eda del edificio; y claro, enseguida encontraron razones para poner puertas y para decidir la organizaci\u00f3n en funci\u00f3n de c\u00f3mo se distribu\u00edan las plantas. Aprovechando el traslado de las oficinas a un pol\u00edgono del extrarradio transformaron la debilidad en oportunidad al moverse al extremo opuesto y declarar oficinas de espacio abierto donde solo el Director General ten\u00eda despacho cerrado en una zona diferente, de representaci\u00f3n. Avezado lector, \u00bfmejor\u00f3 la comunicaci\u00f3n? Pues en ese caso hubo una mejora pero no significativa porque la comunicaci\u00f3n, como muchos otros aspectos humanos, es volitiva y si los actores no quieren no hay mucho que hacer. El axioma \u201ccasi sin querer, simplemente por contagio o por \u00f3smosis al estar tan cerca, te enterar\u00e1s de lo que hace el otro\u201d no funcion\u00f3 como se esperaba; m\u00e1s bien afloraron agravios entre departamentos que estaban soterrados en las entreplantas, agravios tales como a qu\u00e9 hora van al ba\u00f1o las chicas de un departamento a acicalarse antes de fichar a la salida, los permisos extraconvenio de otro departamento, la nula actividad de tal miembro relevante (a la saz\u00f3n, representante), etc. Desde la \u00f3ptica de la Direcci\u00f3n se pusieron las condiciones id\u00f3neas para mejorar la comunicaci\u00f3n, condiciones f\u00edsicas, pero no hubo una revisi\u00f3n profunda de los procesos ni de los h\u00e1bitos que estaban insertados en el ADN durante d\u00e9cadas por lo que no deber\u00eda extra\u00f1arnos que no hubiese un cambio significativo en las pr\u00e1cticas comunicativas. Los Directores tampoco hicimos un esfuerzo adicional aduciendo que hab\u00eda otras prioridades y perdimos una buena oportunidad de revisar todas esas cosas que fluyen por debajo de la superficie y que son realmente nucleares para la empresa.<\/p>\n
En otra de ellas, edificio de oficinas de varias plantas con vistas a monta\u00f1a emblem\u00e1tica en ciudad top, la decisi\u00f3n fue muy parecida: espacio abierto para todos excepto para los Directores, que ten\u00edan despacho en las esquinas de forma que fuimos creando virreinatos, dos o tres por planta. Aqu\u00ed el problema no fue la comunicaci\u00f3n sino la gesti\u00f3n de las expectativas y la flexibilizaci\u00f3n de las normas en beneficio del negocio (\u00bfCu\u00e1ntas veces hab\u00e9is usado este mantra para justificar decisiones que van contra las normas vigentes?) y la aparici\u00f3n de agravios comparativos por esa flexibilizaci\u00f3n. Me explico. \u00bfC\u00f3mo no vamos a poner un despacho para ese Jefe \u2013 de digamos Ventas o Recursos Humanos \u2013 que no llega a Director pero trata temas confidenciales? Claro, sin duda, que tenga despacho, m\u00e1s peque\u00f1o que el Director pero con puerta para que pueda custodiar los secretos y se mantenga la privacidad de las conversaciones. \u00bfY qu\u00e9 hacemos con ese otro, que cobra lo mismo o m\u00e1s que los anteriores, que es clave para el negocio y que si se desmotiva nos hace un agujero tremendo? Pues no pasa nada, le hacemos un despacho parecido en tama\u00f1o a los otros pero sin puerta. Os parecer\u00e1 mentira pero hubo m\u00e1s niveles de forma que transformamos una instrucci\u00f3n positiva en un tetris dif\u00edcil de explicar y que era sometido a escrutinio cada vez que ten\u00edamos una baja o un alta nueva. Es decir, desanduvimos el camino y creamos una estructura de despachos que era parecida a un organigrama tradicional pero con tinte inmobiliario. De nuevo el problema no es la norma sino la aplicaci\u00f3n que hacemos de ella.<\/p>\n
Hace unos n\u00fameros escrib\u00eda sobre una empresa en la que estaban permitidas las mascotas; era la punta de lanza de un modelo de oficinas tipo Google, espacio abierto, normas relajadas en horario y vestuario, poca jerarqu\u00eda y foco en el conocimiento. En ese caso el objetivo primordial era la consecuci\u00f3n individual o de peque\u00f1os equipos, sin mucha estructura transversal y con d\u00e9ficits en comunicaci\u00f3n y gesti\u00f3n. No era extra\u00f1o ver personalizaciones del puesto de trabajo tales como el uso de esos auriculares en que la fidelidad del sonido es directamente proporcional a su tama\u00f1o, y que permit\u00edan una mayor concentraci\u00f3n individual, extremo que no niego pero cuestiono la burbuja creada alrededor de cada uno de ellos en muchos momentos de la jornada.<\/p>\n
En fin, podr\u00eda seguir aportando historietas pero no es el objetivo. Eso s\u00ed, afirmo que la gesti\u00f3n del espacio y los privilegios es uno de los desaf\u00edos m\u00e1s grande que enfrenta el pobrecito de Recursos Humanos; el otro es las secretarias compartidas. Y hay otros factores a considerar, algunos muy positivos (tales como el intercambio fluido de ideas que surgen de un comentario que oyes aunque no vaya dirigido a ti, una especie de serendipia) y otros no tanto (como las distracciones visuales y auditivas que duplican la perdida de productividad seg\u00fan un estudio del Journal of Environmental Psicology) pero me voy a centrar en algunas reflexiones para que todos form\u00e9is opini\u00f3n:<\/p>\n
1)\u00a0\u00a0\u00a0 La resistencia al cambio es innata en el ser humano. No es lo mismo partir de cero (todos pensamos en una start-up en que un grupo de j\u00f3venes graduados trabajan febrilmente en el desarrollo de un proyecto, todos juntos en un espacio \u00fanico en modo tormenta de ideas) que transformar unas oficinas tradicionales a un modelo de espacio abierto donde los inconvenientes priman sobre las ventajas en opini\u00f3n de los empleados. Hay estad\u00edsticas que afirman que un 50-60% de los empleados rechazan el modelo; no voy a ser purista en este campo y hago m\u00eda la frase de Stalin que afirmaba que no se fiaba de ninguna estad\u00edstica que no hubiese manipulado \u00e9l mismo primero, pero concluyo que la resistencia es un factor a considerar cuando tomes esta decisi\u00f3n porque la insatisfacci\u00f3n emocional con el lugar de trabajo estar\u00e1 asociada con una p\u00e9rdida de productividad.<\/p>\n
2)\u00a0\u00a0\u00a0 Otro manido t\u00f3pico es la p\u00e9rdida de confidencialidad. En mi opini\u00f3n no es un factor relevante que puede solventarse con un poquito m\u00e1s de cuidado y la puesta a disposici\u00f3n de m\u00e1s salas de reuniones y de microsalas para reuniones de dos o tres personas.<\/p>\n
3)\u00a0\u00a0\u00a0 Los espacios abiertos aplanan las organizaciones y suavizan las jerarqu\u00edas, factores ambos muy positivos seg\u00fan mi punto de vista y que seguro que ser\u00e1n del gusto de los millenials.<\/p>\n
4)\u00a0\u00a0\u00a0 \u00bfSe optimiza el espacio? Yo dir\u00eda que s\u00ed en general, porque la ausencia de tabiques facilita modelos de distribuci\u00f3n de mesas en que \u2013 manteniendo un m\u00ednimo de metros cuadrados por empleado \u2013 son necesarios menos metros. Ahora bien, si asociamos espacios abiertos a modelo Google con ping-pong, sof\u00e1s, espacio de videoconsolas y futbol\u00edn, etc tengo mis dudas. Es obvio que en t\u00e9rminos constructivos o de mantenimiento el modelo de espacio abierto es m\u00e1s barato y m\u00e1s flexible a la hora de efectuar cambios organizativos.<\/p>\n
5)\u00a0\u00a0\u00a0 El espacio abierto es un paso hacia el ut\u00f3pico modelo en que el empleado no tiene sitio asignado. Creo que nos falta mucho para llegar all\u00ed y no estoy convencido de que el modelo en s\u00ed mismo no suponga una merma en alguna de las ventajas que supone el espacio abierto. No he le\u00eddo grandes historias de \u00e9xito m\u00e1s all\u00e1 de la propaganda interesada (ojo, no digo que no existan).<\/p>\n
6)\u00a0\u00a0\u00a0 No he visto datos concluyentes sobre el n\u00famero de d\u00edas de baja en un modelo u otro en funci\u00f3n de la capacidad de propagaci\u00f3n de g\u00e9rmenes por lo que lo aparco en la carpeta de Leyendas Urbanas. En ese mismo lugar archivo el t\u00f3pico de que las oficinas abiertas son m\u00e1s ruidosas; mi experiencia no es esa, y es dependiente en ambos modelos de las personas de cada organizaci\u00f3n y el respeto mutuo que se profesen.<\/p>\n
7)\u00a0\u00a0\u00a0 No soy capaz de discernir si esta es otra moda que pasar\u00e1 de forma ef\u00edmera y ser\u00e1 sustituida por una nueva pr\u00e1ctica novedosa. Es meridianamente claro que el espacio abierto es una respuesta a las cr\u00edticas de los empleados de los 90 en que la moda eran los cub\u00edculos, tan asfixiantes como alienantes. Ya hay empresas modernas abogando por modelos mixtos, semiabiertos, con espacios cerrados, con paneles movibles, etc.<\/p>\n
La red est\u00e1 llena de art\u00edculos y posts a favor y en contra, algunos francamente divertidos y aportando datos de centros muy reputados para arrimar el ascua a su sardina; hay uno que me ha gustado especialmente cuyo t\u00edtulo es \u201dLas oficinas de espacio abierto deber\u00edan estar prohibidas\u201d, con el subt\u00edtulo \u201cPor favor, dejadme trabajar en paz\u201d; est\u00e1 escrito por Hannah Ewens y empieza diciendo \u201cEscribo este art\u00edculo desde una oficina de espacio abierto. Ahora mismo estoy oyendo los rollizos dedos de Joel Golby aporrear el teclado del ordenador, las cucharillas tintinear contra las tazas,..\u201d; no hace falta que os diga el resto de sus opiniones.<\/p>\n
Personalmente soy un firme defensor del espacio abierto pero no para cualquier empresa ni en cualquier momento. La decisi\u00f3n no puede depender de la emoci\u00f3n de un l\u00edder o de un intento de copiar el modelo de tal empresa porque las circunstancias son especificas para cada uno y, sobre todo, no te olvides de seguir uno de los 7 h\u00e1bitos de Covey (Begin with the end in mind) pregunt\u00e1ndote qu\u00e9 fines persigues, qu\u00e9 barreras encontrar\u00e1s y qu\u00e9 beneficios \u2013 directos y marginales \u2013 hallar\u00e1s en el proceso, y si todo eso compensa \u00a1adelante! Y un par de consejos m\u00e1s: no dejes el proceso en modo rueda libre pensando que ya has decidido e implantado y que es responsabilidad de los otros que funcione, y no asumas que cambias la cultura de la compa\u00f1\u00eda poniendo oficinas guay porque esto es solo una parte del ecosistema total (horarios, flexibilidad, teletrabajo, variable, sistemas de control, etc).<\/p>\n
He estado buscando frases c\u00e9lebres sobre espacios abiertos en la oficina y no encuentro. O bien es un fen\u00f3meno tan reciente que no hay celebridades que opinen o bien es un tema tan banal que las mentes sesudas no gastan f\u00f3sforo en iluminarnos; lo que s\u00ed existe es un sinf\u00edn de frases motivadoras para colgar en las paredes de tus oficinas abiertas\u2026 quiz\u00e1s puedas empezar la transformaci\u00f3n por ah\u00ed.[\/vc_column_text][\/vc_column][vc_column column_padding=”no-extra-padding” column_padding_position=”all” background_color_opacity=”1″ background_hover_color_opacity=”1″ column_link_target=”_self” column_shadow=”none” column_border_radius=”none” width=”1\/6″ tablet_width_inherit=”default” tablet_text_alignment=”default” phone_text_alignment=”default” overlay_strength=”0.3″ column_border_width=”none” column_border_style=”solid” bg_image_animation=”none”][\/vc_column][\/vc_row]\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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